Dokumenty występujące w magazynach
Dokument magazynowy występuje w wersji elektronicznej oraz papierowej, informuje o pracy w magazynie i realizowanych w nim procesach. Usprawnia przepływ składowanych towarów i zarządzanie wszystkimi zamówieniami. Przedsiębiorca może prawidłowo zarejestrować towary i wydawać je klientom.
Odpowiednio przygotowany dokument powinien zawierać:
- numer porządkowy dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu,
- datę przyjęcia towaru lub jego wydania na zewnątrz,
- nazwę przyjętego lub wydanego towaru,
- cenę jednostkową,
- ilość towaru i jednostkę miary,
- dane podmiotu wystawiającego dokument,
- dane dostawcy bądź nabywcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu,
- podpisy podmiotów odpowiedzialnych za dostarczenie lub odbiór towaru.
Podział dokumentów magazynowych
Wszystkie dokumenty magazynowe można podzielić ze względu na kierunek przepływu towarów:
- dokumenty przychodowe – dotyczą produktów, które przyjmowane są w magazynie,
- dokumenty rozchodowe – dotyczą produktów, które wydawane są z magazynu.
Dokumenty magazynowe przychodowe
Przychodowe dokumenty wystawiane są w momencie przyjmowania towarów. Przybierają różną formę, w zależności od procesu przechowywania produktów.
Dokument PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne
Podstawowa dokumentacja magazynowa wystawiana w momencie, gdy towar trafia do magazynu z zewnątrz. Jest niezbędna w przypadku zakupu lub nieodpłatnego przyjęcia towaru. Dokument ten sporządza pracownik magazynu. Przygotowuje go na podstawie potwierdzenia dostawy.
Dokument PW, czyli przyjęcie wewnętrzne
Wystawiany jest w momencie przyjęcia wewnętrznego, czyli gdy towar trafia do magazynu z innej jednostki należącej do przedsiębiorcy. Jest niezwykle przydatny, gdy nie ma możliwości określenia kontrahenta.
Dokument ZW, czyli zwrot wewnętrzny
Dokument wystawiany jest w momencie, gdy omyłkowo pobrano towar o błędnym numerze katalogowym lub z magazynu pobrano jego zbyt dużą ilość. Wystawić go można również, gdy nie został w pełni wykorzystany wcześniej pobrany towar.
Dokument MM+, czyli przesunięcie międzymagazynowe
Bardzo podobny do PW. Różni się jedynie tym, że towar pochodzi z innego magazynu należącego do tego samego przedsiębiorcy. Obiekt musi w tej sytuacji wystawić dokument przychodowy.
Dokumenty magazynowe rozchodowe
Są ściśle związane z wydawaniem towarów z magazynu. Potwierdzają, że produkty zostały wysłane do klienta, zgodnie ze złożonym zamówieniem.
Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne
Wystawiany, gdy towar jest wydawany klientowi lub gdy towary są przekazywane bezpłatnie. Dotyczy tylko przepływu towarów na zewnątrz.
Dokument RW, czyli rozchód wewnętrzny
RW – dokument magazynowy wystawiany, gdy towar przekazywany jest na użytek własny firmy. Obejmuje towary nieprzeznaczone do sprzedaży lub z niej wycofane.
Dokument MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe
Stanowi uzupełnienie dla dokumentów MM+. Dokument wydawany jest przez skład, który przekazuje towar innemu magazynowi należącemu do tego samego przedsiębiorcy.
Jakich zasad należy przestrzegać, tworząc dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej?
Wiesz już, jakie są dokumenty magazynowe. Trzeba jednak wiedzieć, jak tworzyć je zgodnie z ustalonymi zasadami. Ułatwia to przepływ informacji, zapewnia spójność i wiarygodność przekazywanych danych:
- kompletność – każda operacja w magazynie powinna zostać udokumentowana;
- spójność – formularze, szablony i wszystkie procedury dokumentacyjne powinny być jednolite;
- dokładność i staranność – charakterystyka dokumentów magazynowych pokazuje, że powinny być dokładne, szczegółowe, a także odzwierciedlać faktyczny stan magazynu. Dokument należy opatrzyć datą wykonania transakcji i podpisem upoważnionej osoby;
- profesjonalna archiwizacja – bezpieczne przechowywanie, zgodnie z przyjętą polityką firmy, z łatwym dostępem dla osób pracujących w magazynie i upoważnionych do obrotu dokumentami firmowymi.
Rodzaje dokumentów magazynowych – podsumowanie
Znasz już najważniejsze dokumenty występujące w magazynie, dzięki którym na regały paletowe trafiają udokumentowane towary, a następnie mogą być z nich pobierane w sposób legalny. Utrzymując porządek w tym aspekcie działalności, można przyspieszyć realizację wielu procesów w magazynie.
